Dear Parents and Community Members,

As we head into the last four weeks of the school year, I wanted to provide you with an update on several issues.

I know that distance learning has been a big stretch for many of our families, students and staff members. This crisis has highlighted those tasks we do really well and brought to light those areas we can improve in to meet the needs of students, parents and staff. First, I believe the district is doing an outstanding job in communicating with families and students to make sure their needs are being met to the best of our abilities during this time. Distance learning, while not perfect, is functioning and allowing for exchanges between students and staff through email, phone conversations or virtually during online meetings. We provided more than 600 chromebooks to students as well as hotspots for internet access. We have also partnered with Data Vision to help families have internet installed in homes. Our counseling department has created a great website full of resources and I would encourage you to take a look at the content if you have not done so already. Here is the link: https://www.gervais.k12.or.us/counseling-and-social-emotional-support/. Food services has done a tremendous job in feeding our community. The most recent numbers I received on Monday included more than 77,000 meals delivered since March 16. This is a huge accomplishment for a district our size. We are outperforming most districts in the state!

At the same time we acknowledge that there are tasks we can do better. Adjusting curriculum, using fewer software programs, additional training for parents and students on how to access the classroom online, additional training for our teachers in the use of Google Classroom and how to teach online are all areas we are addressing now and will continue to do so in the future. We are in the unfortunate position of having to “build the plane while we are flying it.” I do appreciate how supportive and understanding everyone continues to be with each other. If you or your student is experiencing any difficulties or do not feel your needs are being met, I want you to reach out to your building administrator or myself. Working together and listening to each other to problem-solve is our best action right now.
We are anticipating guidance coming to us from the Governor’s office on Friday in regards to summer school operations. We know that many of our high school students will need some form of summer school in order to finish their courses from this spring. We know that we will have funding for a summer school for K-8 students. However, we do know that there will be many regulations we will be required to follow. As soon as the guidelines are provided to us, we will begin working on these details and I hope to have more information to you before June 10th.

Now, the question on everyone’s mind is “What does next year look like?” The district is being told that guidance will be made available from the Oregon Department of Education the week of June 5th. We have already begun to brainstorm possible scenarios. Once we get the information from the state, we will put together a learning taskforce that will include staff representatives from all departments and we will be asking for parent input and feedback as we develop possible ideas for the fall. My goal would be to make sure you know what August 31st looks like for your student by July 31st. Please note that even before this pandemic, our district had selected a start date before Labor Day which is early for our district. Our first day of school for the 2020-21 school year is August 31, 2020. The calendar is posted online.

Finally, I want to address the district’s upcoming budget situation. I am sure no one will be surprised to hear the district has been told by the State of Oregon that schools will see reduced funding for next year. We have been told to plan for reductions of 17% on down to 4.5%. We will not know exact numbers until July. With this in mind and in an effort to save money in this school year, all staff have agreed to take furlough days equally one day a week until July 31, 2020. This means that on Fridays our teaching staff will not be available to students. While this has been a difficult decision, when speaking with teachers it seems many of them had already established Fridays as a day for students to finalize all of their work, turn those assignments in, etc. Students should continue to follow their online learning
schedules. While teachers will not be available on Fridays, I know that they will reach out to their students and respond to any requests or questions in a reasonable amount of time. Our classified staff will be furloughing two afternoons per week. This will allow the district to continue to provide food
services every day. This was important to us as we know many of our families are depending on this service. The overall cost savings realized by the district will be around $200,000. The district office will not be open on Fridays. I have frozen most hiring and all spending. My goal is to preserve as many staff
members and programs as possible during this temporary crisis.  If you have any questions, please do not hesitate to contact me.

Thank you for your support,

Dandy Stevens,
Superintendent

 

Estimados Padres y Miembros de la Comunidad,

A medida que nos dirigimos a las últimas cuatro semanas del año escolar, quería proporcionarles una actualización sobre varios temas.

Sé que el aprendizaje a distancia ha sido un gran esfuerzo para muchas de nuestras familias, estudiantes y miembros del personal. Esta crisis ha revelado aquellas tareas que hacemos muy bien y hemos sacado a la luz aquellas áreas en las que podemos mejorar para satisfacer las necesidades de los estudiantes, los padres y el personal. En primer lugar, creo que el distrito está haciendo un trabajo excepcional en la comunicación con las familias y los estudiantes para asegurarse de que sus necesidades se están satisfaciendo lo mejor de nuestras capacidades durante este tiempo. El aprendizaje a distancia, aunque no es perfecto, está funcionando y permitiendo intercambios entre estudiantes y personal a través de correo electrónico, conversaciones telefónicas o virtualmente durante las reuniones en línea. Proporcionamos más de 600 chromebooks a los estudiantes, así como puntos de acceso a Internet. También nos hemos asociado con Data Vision para ayudar a las familias a tener Internet instalado en los hogares. Nuestro departamento de consejería ha creado un gran sitio web lleno de recursos y le animo a echar un vistazo al contenido si aún no lo ha hecho. Aquí está el enlace: https://www.gervais.k12.or.us/counseling-and-social-emotional-support/. Los servicios de alimentos han hecho un tremendo trabajo al alimentar a nuestra comunidad. Las cifras más recientes que recibí el lunes incluyeron más de 77,000 comidas entregadas desde el 16 de marzo. Este es un gran logro para un distrito de nuestro tamaño. ¡Estamos superando a la mayoría de los distritos en el estado!

Al mismo tiempo reconocemos que hay tareas que podemos hacer mejor. Ajustar el currículo, utilizar menos programas de software, formación adicional para padres y estudiantes sobre cómo acceder al aula en línea, entrenamiento adicional para nuestros maestros en el uso de Google Classroom y cómo enseñar en línea son todas las áreas que estamos abordando ahora y lo seguiremos haciendo en el futuro. Estamos en la desafortunada posición de tener que “construir el avión mientras lo estamos pilotando”. Aprecio lo comprensivo que todos siguen estando el uno con el otro. Si usted o su estudiante están experimentando alguna dificultad o no sienten que sus necesidades están siendo cumplidas, quiero que se comunique con el administrador del edificio o conmigo. Trabajar juntos y escucharnos mutuamente para resolver problemas es nuestra mejor acción en este momento.

Estamos anticipando la orientación que nos llega desde la oficina de la Gobernadora el viernes con respecto a las operaciones de la escuela de verano. Sabemos que muchos de nuestros estudiantes de secundaria necesitarán algún tipo de escuela de verano para terminar sus cursos a partir de esta primavera. Sabemos que tendremos fondos para una escuela de verano para estudiantes de K-8. Sin embargo, sabemos que habrá muchas regulaciones que se nos pedirá que sigamos. Tan pronto como se nos proporcionen las directivas, comenzaremos a trabajar en estos detalles y espero tener más información para usted antes del 10 de junio.
Ahora, la pregunta en la mente de todos es “¿Cómo se ve el año que viene?” Se le dice al distrito que la orientación estará disponible en el Departamento de Educación de Oregon la semana del 5 de junio. Ya hemos comenzado a explorar ideas sobre posibles escenarios. Una vez que obtengamos la información del estado, elaboraremos un grupo de trabajo de aprendizaje que incluirá a representantes del personal de todos los departamentos y estaremos pidiendo la opinión de los padres y comentarios a medida que desarrollamos posibles ideas para el otoño. Mi objetivo sería asegurarme de que sepan cómo será el 31 de agosto para tu estudiante antes del 31 de julio. Tenga en cuenta que incluso antes de esta pandemia, nuestro distrito había seleccionado una fecha de inicio antes del Día del Trabajo que es temprana para nuestro distrito. Nuestro primer día de escuela para el año escolar 2020-21 es el 31 de agosto de 2020. El calendario se publicó en línea.

Por último, quiero abordar la próxima situación presupuestaria del distrito. Estoy seguro de que nadie se sorprenderá al escuchar que el distrito ha sido dicho por el estado de Oregon que las escuelas verán fondos reducidos para el próximo año. Se nos ha dicho que planifiquemos reducciones del 17% sobre lo más bajo 4.5%. No sabremos números exactos hasta julio. Con esto en mente y en un esfuerzo por ahorrar dinero en este año escolar, todo el personal ha acordado tomar los días de descanso por igual un día por semana hasta el 31 de julio de 2020. Esto significa que los viernes nuestro personal no estará disponible para los estudiantes. Si bien esta ha sido una decisión difícil, al hablar con los maestros parece que muchos de ellos ya se habían establecido los viernes como un día para que los estudiantes finalizaran todo su trabajo, entregar esas tareas, etc. Los estudiantes deben seguir sus horarios de aprendizaje en línea. Aunque los maestros no estarán disponibles los viernes, sé que se comunicarán con sus estudiantes y responderán a cualquier solicitud o pregunta en un período de tiempo razonable. Nuestro personal clasificado tomara dos tardes por semana. Esto permitirá al distrito continuar proporcionando servicios de alimentos todos los días. Esto es importante para nosotros, ya que sabemos que muchas de nuestras familias dependen de este servicio. El ahorro total de costos realizado por el distrito será de alrededor de $200,000. La oficina del distrito no estará abierta los viernes. He congelado la mayoría de las contrataciones y todos los gastos. Mi objetivo es preservar tantos miembros del personal y programas como sea posible durante esta crisis temporal.  Si tiene alguna pregunta, por favor no dude en ponerse en contacto conmigo.

Gracias por su apoyo,

Dandy Stevens,
Administradora